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== Funções do aprovisionamento ==
==A Procura==
 
 
=== A importância do aprovisionamento ===
No âmbito da gestão do aprovisionamento, a procura é definida pela pesquisa de fontes de fornecedoras que preencham todos os requisitos da entidade a aprovisionar. Esta procura terá três passos fundamentais:
 
* Pesquisa de fontes fornecedoras;
* Classificação das fontes fornecedoras;
* Selecção da fonte fornecedora.
 
Em norma, as empresas negligenciam os custos do aprovisionamento devido à sua complexidade. Todos os processos inerentes a uma empresa como o marketing, produção e vendas são aspectos que exigem muita atenção e tiram ênfase ao aprovisionamento. Isto é de certa forma errado visto que os serviços e os materiais comprados representam 25 a 40 porcento do valor de venda do produto final. Uma área de custos tão grande não pode ser assim negligenciada.
 
===Pesquisa de fontes fornecedoras===
 
Nos anos 30, o departamento de teoria laborais de Adam Smith criou uma maneira de organizar trabalho por funções para aumentar a eficiência dos operários. Esta organização criou o departamento da procura que foi concebido para aumentar a eficiência de uma empresa em 3 áreas:
 
* Compra de materiais e serviços;
Existem factores que delimitam a pesquisa de fornecedores. A busca de fornecedores pode ser mais abrangente ou mais contida dependendo:
* Eficiência dos operários por tarefa;
* Beneficiar de compras em larga escala.
 
* das características do aprovisionamento - Estas ecaracterísticas referem-se ao tipo de compra que irá ser efectuada. Poderá ser uma primeira compra, uma compra repetida ou até uma modificação das especificações da compra;
* das exigências do cliente - A pesquisa de fornecedores terá de ter uma postura mais ou menos selectiva de acordo com as exigências do cliente em relação à qualidade do produto final.
* do tempo da pesquisa - Terá de ser feita uma análise para se apurar quais as complicações relativamente ao tempo da pesquisa de novos fornecedores e o tempo de recorrer aos fornecedores habituais e, após essa análise, apurar os limites da pesquisa de novos fornecedores.
 
O departamento do aprovisionamento teria uma equipa de pessoas para realizar as tarefas de compra como:
 
* Produzir ordens de compra;
===Classificação e selecção das fontes fornecedoras===
* Planear e receber materiais;
* Seleccionar fornecedores;
* Negociação de termos;
* Pagamento de contas;
* Desenvolvimento de contractos.
 
A classificação dos fornecedores localizados na pesquisa terá em conta a localização e dimensão do fornecedor e as características especificadas pelo produtor, intermediário ou cliente. Esta classificação tem como objectivo avaliar aspectos específicos do fornecedor.
Após a classificação ser realizada, a avaliação do fornecedor segue uma hierarquia de especificações dadas pela empresa a ser aprovisionada. As especificações estão relacionadas com o preço, qualidade e entrega. A hierarquia de especificações exigida pelo cliente e a classificação dada aos fornecedores dão informações sólidas ao comprador na escolha da fonte abastecedora.
O comprador poderá avaliar e escolher o fornecedor com:
 
Este método funcionou bem até aos anos 70, mas nesta década surgiu o conceito do indivíduo e o poder das equipas. Estes dois novos conceitos organizacionais mudaram a organização de vários aspectos na empresa como a contabilidade, serviços de informação e o próprio aprovisionamento. Estes novos conceitos nas antigas estruturas desequilibrou as organizações.
 
* uma pontuação objectiva, onde seguirá a classificação e a hierarquia e escolher sem ponderações a fonte de aprovisionamento;
* uma pontuação subjectiva, em que o comprador evitará erros de apreciação na classificação;
* uma pontuação quantitiva, utilizando uma check list com as especificações do comprador ou números-índice de modo a medir o desenvolvimento do fornecedor.
 
À medida que os indivíduos começaram a especificar mais e mais fornecedores, os departamentos responsáveis pela compra ficaram com a responsabilidade primária de processar ordens. Toda a atenção estava agora centrada em satisfazer as necessidades do indivíduo ou da equipa e perdeu-se foco em aspectos do aprovisionamento como a selecção de fornecedores, processo de compra e decisão de compra. Resumindo, a compra deixou de ser um acto administrativo favorável em demasiados negócios. Como resultado, grande parte dos negócios enfrentavam agora uma nova serie de problemas:
Esta classificação e avaliação é extremamente importante e objectiva em relação às exigências do cliente, mas devemos sempre atender outros factores externos, como o tipo de fornecimento (simples ou múltiplo), as relações entre o comprador, o cliente e o fornecedor, a dimensão, expansinbilidade e desenvolvimento das fontes de aprovisionamento.
 
* A proliferação de fornecedores;
Outro importante assunto no que trata seleccionar uma fonte de aprovisionamento, é qual o número ideal de forncedores. A resposta está no balanceamento entre os efeitos no custo total da compra e na segurança dos fornecimentos. No que toca a custos, escolher vários forncedores poderá baixar o preço da aquisição, mas em contrapartida poderá aumentar outros custos como o transporte, e impossibilitaria a hipótese de desconto sobre grandes volumes. No entanto a segurança no fornecimento estará garantida, visto que a empresa a aprovisionar não estará dependente apenas de um fornecedor, assegurando assim o aprovisionamento.
* Uma explosão de compras de baixo custo, resultando pouco tempo para estratégicas oportunidades de compra do lado dos fornecedores;
* Diversidade de fornecedores do mesmo produto com as mesmas características;
* A compra passou a ser um simples negócio transaccional sem qualquer gestão.
 
No entanto, recorrer a uma única fonte abastecedora é por vezes a única solução. Em certos casos onde a empresa necessita de produtos com tecnologia complexa ou patenteados, a reputação do fornecedor é favorável ou quando o cliente exige um determinado fornecedor, o comprador ver-se-à obrigado a recorrer a um único fornecedor. O problema estará na falta de segurança no aprovisionamento e o facto de as quantidades exigidas pelo comprador não poderem ser altas, aumentando em certos casos o preço do produto a adquirir.
 
Estes problemas resultaram em custos adicionais ocultos. As milhares de compras a baixo custo, exigidas pelos indivíduos ou equipas, representavam no total entre 40 a 60% do valor das vendas. Estes custos ocultos e indirectos dariam azo a:
 
* Custos não competitivos para estas despesas;
==A negociação==
* Altos custos de transacção;
* Negligência em tarefas administrativas como recepção de bens e auditorias.
 
 
O problema com tudo isto é a maximização do valor do dinheiro gasto em compras que foi esquecido. Na situação actual, onde todas as empresas procuram a maior redução de custos possível, o departamento de aprovisionamento não pode ser esquecido. O Aprovisionamento tem simples conceitos e ferramentas para reavaliar o comportamento de uma empresa na altura das compras.
A negociação, como o próprio nome indica, trata do debate e discussão entre as entidades fornecedoras e o comprador de modo a explorar hipóteses e alternativas até atingirem um acordo que beneficie as duas partes. Na parte da negociação haverá sempre três factores:
 
* O quê, os tópicos que estarão em aberto para negociação;
* Como, o processo inerente ao acto de negociação;
* Curvas de aprendizagem, quantidades a serem produzidas e negociadas de maneira a reduzir custos.
 
=== O aprovisionamento na actualidade ===
 
===O que negociar===
 
Visto a necessidade emergente de evoluir o departamento do aprovisionamento, as empresas começaram a procurar hipóteses e opções para melhorar o desempenho do aprovisionamento. A gestão do aprovisionamento ganhou uma nova denominação:
Irão ser negociados todos os aspectos relativos à compra do produto de maneira a reduzir custos e tempos e manter a qualidade e a segurança no aprovisionamento. Para abranger toda esta matéria, abordar-se-à os seguintes tópicos:
 
* Gestão do aprovisionamento - metodologia usada para examinar todas as facetas da compra e do uso dos materiais e serviços comprados. Processo designado para maximizar o valor do dinheiro investido em materiais e serviços comprados. É um processo que visa criar estratégias para gerir a procura e o uso dos materiais e serviços.
* Alterações e fixação do preço de compra;
* Custos e condições de transporte;
* Condições de pagamento;
* Descontos sobre o volume;
* Descontos de revenda e financeiros;
* Modificação de datas de entrega ou de especificações;
* Qualidade no transporte da mercadoria;
* Método de distribuição;
* Fornecimento de amostras;
* Indemnizações.
 
 
São vários os aspectos que podem ser melhorados no aprovisionamento:
===Como negociar===
 
* O tempo de ciclo para compras;
* O tempo de ciclo para implementação de melhorias;
* Pessoal fora do departamento que realiza funções indirectas relacionadas com a compra;
* Pouca dedicação à procura de boas localizações para melhoria do fornecimento;
* Falta de foco na inovação;
* Falta de preocupação em encontrar fornecedores chave para satisfazer clientes chave de modo a descobrir bons negócios.
 
O processo de negociação passa por três fases. A fase de pré-negociação, a fase da negociação e a fase da pós-negociação.
 
Na actualidade, os mercados estão em constante mudança. Os preços variam diariamente e, para todos os negócios, é necessário a empresa conseguir manter-se competitiva para conseguir manter, ou até mesmo, atingir o sucesso. É então essencial ter em conta o tempo quando estudamos o aprovisionamento de uma empresa. O tempo de implementação de novas estruturas, a inovação e a melhoria têm de ser rápidas. Já há muito tempo que o aprovisionamento deixou de ser apenas uma compra de um material e tentar pagar a dívida. Agora é uma questão de descobrir como é que os fornecedores nos conseguem inserir mais rapidamente no mercado e como é que a empresa consegue melhorar quando aí chegarmos.
Antes da negociação, na primeira fase, o comprador determinará todos os aspectos relativos à negociação propriamente dita. Terá em atenção vários pormenores para estar preparado de modo a ter vantagem nos tópicos a discutir para sair o mais beneficiado possível da negociação. Terá então particular atenção em aspectos como:
 
 
É importante a criação de pontes entre os fornecedores e os clientes. A ausência desta ponte inibe a possibilidade de o cliente melhorar a eficácia do seu negócio. Um bom cliente com um bom negócio é fundamental para qualquer empresa.
* Quem está em posição de negociar e quem vai negociar;
* O local onde se irão realizar as negociações;
* Obtenção de dados importantes;
* Estipular o que negociar;
* Planeamento da negociação.
 
 
{| class="wikitable"
Após a fase de pré-negociação, virá então o encontro com a fonte abastecedora onde irá haver a negociação propriamente dita. Para além do debate dos aspectos previamente referidos, o comprador poderá adoptar certas estratégias:
|-
! Compradores tradicionais
! Gestores de aprovisionamento
|-
|
* Capacidade de satisfazer especificações
* Preços
* Entrega
* Termos de Contrato
|
* Procura de um fornecedor mais competitivo
* Descobrir as melhores práticas para o uso do material
* Gerir a relação com o fornecedor
* Procura das melhores experiências e aprendizagens por parte do cliente
* Análise de custos do fornecedor
|}
Tabela 1: Problemas relacionados com a compra.
 
* Apresentar propostas mais polémicas depois de se ter acordado em aspectos conformados;
* Utilização de dados obtidos na fase de pré-negociação de maneira a criar pressão sobre o fornecedor;
* Disponibilidade para sacrificar um aspecto ou um acordo para a obtenção de vantagens num outro aspecto mais benéfico.
 
Cada aprovisionamento e serviço requerem uma estratégia bem definida para a sua compra e uso. O novo papel do gestor do aprovisionamento é aceder ao mercado através de uma rede de bons fornecedores que:
 
* Satisfaçam todos os requisitos e benefícios;
===A curva de aprendizagem===
* Tenham a melhor tecnologia, as melhores pratica e os melhores processos;
* Tenham as melhores estruturas de custos;
* Estejam actualizados com o mercado.
 
 
O gestor do aprovisionamento e o fornecedor criam uma estratégia para implementar um melhor sistema de entrega que inclua as melhores práticas para o uso e todos os processos de suporte e transacções.
O comprador poderá negociar com a fonte abastecedora a implementação do método da curva de aprendizagem. A curva de aprendizagem refere-se à diminuição da razão entre o número de horas de produção e o volume produzido de maneira a reduzir o número de horas de trabalho por unidade produzida. Este método é vantajoso pois reduziria o custo dos produtos, visto que se poderia produzir mais com menos horas de expediente, e daria alguma segurança nos prazos de aprovisionamento.
O aprovisionamento gere todas as compras e serviços para reduzir custos e foca os fornecedores em melhorarias na qualidade, consistência e uso.
 
No entanto, não deverá ser implementado se:
 
O aprovisionamento tem com principal propósito optimizar o valor final de um produto para o cliente. A gestão do aprovisionamento tem como objectivo:
* não houver uma aprendizagem constante;
* se o custo da implementação for superior aos benefícios ganhos com a utilização da curva de aprendizagem.
 
* Identificar os melhores fornecedores;
* Analisar todas as indústrias relacionadas e as relações custo/uso;
* Revelar o custo da compra, recibo, inventário e pagamento;
* Determinar o impacto na utilidade e tempo gasto de operários;
* Relacionar o valor dos materiais e serviços com as necessidades e uso do cliente.
 
 
A eficácia do aprovisionamento é medido em várias dimensões e não apenas no custo do material ou da aquisição. Entra em conta:
== Referências ==
 
* O custo total, incluindo o custo da unidade, do inventario, descontos e impostos;
http://gestor.no.sapo.pt/5sem/ga/gestao_de_aprovisionamento_teoria.htm
* Custos de utilização, gastos e qualidade;
* Custos do processo de compra;
* Tempo de ciclo entre o fornecedor e o cliente.
 
 
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|+
! !! Processo de Procura !! Processo de melhoria contínua !! Processo de inovação
|-
! Conceitos chave
|
* Análise do mercado/indústria
* Modelos de custos do fornecedor
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* Mapeamento da cadeia de preços
* Benchamrking
|
* Anãlise da satisfação dos requisitos
* Criação de novas solucões
* Inovação em base do tempo
|-
! Efeitos
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* Fornecedores competitivos
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* Optimização do uso e do custo do material/serviço
|
* Preparação para inovação
|-
! Benefícios
|
* Consolidação com o fornecedor
* Redução de custos
|
* Redução de custos
* Redução do tempo usado pelos operários
|
* Aumento da receita
* Melhoria de custos
|}
 
Tabela 2: Processos base da gestão do aprovisionamento
 
 
A incerteza existente no meio industrial torna as decisões de aprovisionamento cada vez mais importantes, em particular para as matérias primas e componentes mais complexas e estratégicas. Os efeitos da decisão de compra a longo prazo são também um factor preocupante, perigoso e importante. O aprovisionamento de matéria prima ou componentes é caracterizado por:
 
* Incerteza no fornecimento;
* Dependência de fontes de "commodities" no estrangeiro;
* Tempos de entrega longos e variáveis;
* Falta de fontes de energia, ou aumentos no seu preço;
* Regulamentação governamental;
* Aumento da competição em termos globais.
 
 
Este ambiente em mudança contínua torna necessário que o aprovisionamento seja mais efectivo na sua tarefa de pesquisa no mercado de abastecimento. As condições existentes no mercado de abastecimento, como os preços, as condições de pagamento, os tempos de entrega e a disponibilidade, devem ser transmitidas às outras áreas da organização. Esta informação é vital para a formulação de decisões
estratégicas e de decisões operacionais.
 
 
Matérias primas e componentes críticas devem ser identificadas, e planos de contingência devem ser elaborados para garantir a produção continua e a qualidade.O planeamento estratégico do Aprovisionamento passa então por:
 
* Identificação do aprovisionamento crítico - componentes com tecnologia proprietária, limitações de capacidade do fornecedor, existência de poucos fornecedores, disponibilidade de MP ao nível do fornecedor, componentes de elevado valor-incorporado, etc.;
* Aferição do risco - verificar a probabilidade de ocorrência do cenário mais pessimista e do mais optimista, e verificar o desempenho da organização nesses cenários;
* Desenvolvimento e implementação de uma estratégia - de modo a garantir que o abastecimento se dê sem interrupções e de uma forma que minimize o custo total, satisfazendo as necessidades determinadas.
 
O departamento de aprovisionamento não acrescenta valor ao produto final. É um custo necessário, pelo que deve este ser minimizado num perspectiva de custo total. OS custos que podem ser reduzidos são:
 
* Custos administrativos;
* Preço de aquisição;
* Custos de posse de existências;
* Balanceamento de volumes;
* Estabelecimento de relações a longo prazo com fornecedores.
 
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