A Secretária Moderna/Qualidades do profissional de secretariado

Segundo Azevedo e Ivanize, autores do livro Secretária um guia prático menciona algumas das qualidades que a secretária deve possuir:

Polivalência: aceitando o crescente desafio de actuar em várias frentes ao mesmo tempo;

Descrição: pois as actividades secretarias envolvem muitos aspectos confidenciais da empresa, que não devem em hipótese alguma, ser divulgados aleatoriamente;

Objectividade: uma vez que a função do profissional de secretariado é ser facilitador, ou seja, optimizador da rotina das pessoas envolvidas com a empresa e seleccionar possíveis problemas objectividade, exactidão e prática que facilitem esse processo;

Criatividade: tendo em vista que a rotina é uma condição inexistente no dia-a-dia da profissional de secretariado. A todo o momento, nos deparamos com as mais diversas situações e precisamos resolvê-las com flexibilidade, destreza e elegância;

Lealdade: destacando que a partir do momento em que trabalhamos em uma empresa, devemos ser leais a ela, nunca divulgar assuntos confidenciais;

Respeito: é fundamental a estrutura da organização, a seus valores, suas características e, principalmente, à diversidade humana;

Iniciativa: ressaltando a importância de criar novas possibilidades em vez de simplesmente executar;

Dinamismo e entusiasmo: uma vez que a secretária deve exercer a profissão com vivacidade, alegria e infinita disposição;

Paciência e tolerância: são palavras de ordem para a profissional de secretariado. Sem paciência nem tolerância, o dia-a-dia será cansativo e improdutivo;

Gostar sinceramente das pessoas: pois a secretária é a interface entre os profissionais que actuam em determinada empresa e, assim, deve-se relacionar harmoniosamente com todos, independentemente da posição hierárquica que ocupam;

Pontualidade: Ser pontual é criar um bom hábito que, a não existir provoca imensos transtornos (quebra de ritmo de trabalho, desorganização e desarticulação nos serviços, tensão nervosa e agressividade, mau ambiente, falta de produtividade, perdas comerciais). É imprescindível, pois planear, organizar e controlar o tempo de sua área de actuação e o seu próprio tempo é uma das nossas actividades. Saibamos que atrasos ou faltas acarretam grandes problemas para as pessoas e as áreas que dependem de nossas informações e competência;

Discernimento na apresentação pessoal: deve ser característica da secretária porque ela é a imagem da sua área de actuação, da sua empresa. Desse modo a secretária deve se preocupar com sua apresentação pessoal e sua devida adequação ao ambiente em que actua;

Cultura: é saber o que se passa no mundo. Ter conhecimento cultural e intelectual representa factores relevantes para uma profissional que se relaciona com pessoas dos mais diferentes níveis hierárquicos, sociais e económico;

Visão holística: é fundamental, pois devemos conhecer a empresa em que actuamos, seus produtos, seus concorrentes, sua situação no segmento a que pertence os departamentos e as respectivas funções, os nomes e os cargos das pessoas, etc. Esses conhecimentos facilitarão a rotina, uma vez que proporcionam subsídios para que se possamos direccionar eficientemente telefonemas, recados, documentos, arquivos, etc.

Ter atenção a todos esses requisitos certamente fará com que o perfil da secretária se mantenha adequado a um mercado em constante mudança e, por isso mesmo, cada vez mais exigente.