Logística/Gestão de armazéns/Picking/Como escolher

Estabelecer a melhor prática de order picking para um armazém ou uma operação de distribuição é uma tarefa importante. Embora existam certos princípios na actividade de picking que são geralmente aplicáveis a todas as operações do armazém, não há uma resposta fácil. As melhor prática é algo de pessoal. O que poderá ser a melhor prática para uma determinada operação pode ser totalmente inadequada para outra. As questões podem se colocar em termos de capacidade, de fluxo, complexidade, resposta, investimento, ou qualquer combinação dos anteriores. Normalmente, as razões para as diferenças estão relacionadas com o cliente. Assim, quando se inicia a jornada para estabelecer as melhores práticas para um armazém ou centro de distribuição, é necessário responder às seguintes perguntas (Halsey, 1998):

1. Que tipo de mercado servimos?

Pelo menos, existem dois tipos de mercados a partir de uma perspectiva do order picking. Um mercado "close-ended" que seria onde serviríamos um conjunto específico de clientes. Em muitos casos, esses clientes fazem um pedido e esperam as respectivas entregas em um horário fixo definido. Isto guia o order picking. O mercado é limitado. Por outro lado, temos um mercado "openended" que é aquele que não é precisamente definido em termos de clientes específicos. Em um determinado momento existe um núcleo de clientes passados que esperamos continuar a servir, mas também existem novos, e aqueles que nos deixam.

2. Quem é o cliente?

Há quatro divisões clássicas do clientes que afectam os perfis dos mesmos e as expectativas de serviço para o order picking. Os fabricantes podem ou não operar em horários fixos, com um consumo relativamente constante. Os distribuidores podem servir uma clientela que varia de, relativamente estática a altamente dinâmica em termos de requisitos do produto. Revendedores e distribuidores servindo os revendedores e os consumidores, terão um perfil de encomenda significativamente diferente, provavelmente menor, mas altamente dinâmico.

3. Como é que o cliente faz o pedido?

De uma perspectiva do order picking, quanto maior a quantidade encomendada, e quanto menor a variação de quantidade, melhor. Paletes completas são “melhores” que caixas e embalagens padrão são "melhores" do que pacotes inutilizados. Mas as tendências hoje, vão na direcção de quantidades menores encomendadas, com maior frequência. Mesmo quando o volume é alto, recolher e acondicionar grandes quantidades para redistribuição em lotes menores é uma tendência crescente (Halsey, 1998).

4. Quando é que o cliente espera a entrega?

Tradicionalmente, os clientes dos armazéns e centros de distribuição valorizam a confiança. Valorizar a confiança significa ter os produtos disponíveis, e fornecer os mesmos dentro de um período de tempo esperado. Além disso, os clientes apreciam a capacidade de resposta em situações de emergência. Parece que em muitos ambientes, a necessidade de resposta está se tornando a regra e não a excepção às operações padrão.

Assim que estas quatro perguntas fundamentais sejam feitas e as respostas formuladas, está-se pronto para procurar a melhor prática de order picking.

Deve ficar claro que existem muitas alternativas de order picking, considerando os procedimentos, equipamentos de armazenamento, manuseio de equipamentos e sistemas de controlo. Escolher a partir desta extensa lista não é uma tarefa simples. Na verdade, muitas vezes, a melhor selecção é uma combinação, que inclui os sistemas tradicionais e automatizados. Para uma escolha sabia, a seguinte abordagem deve ser seguida de modo a seleccionar componentes e conceber o sistema global (Halsey, 1998):

• Estabelecer uma equipa

Como o order picking é central para o processamento de pedidos e funções de armazenagem, o sucesso de qualquer esforço de melhoria está amplamente dependente do suporte do planeamento à execução. A participação da equipa irá garantir um apoio activo das funções críticas, incluindo operações, planeamento, atendimento ao cliente, marketing e vendas.

• Compreender as suas necessidades

Um esforço bem sucedido de melhoria do order picking irá ser sempre dirigido por requisitos e exigências. Além disso, o foco dos requisitos estará no cliente. Se as vendas e marketing tiverem feito o seu trabalho de casa, eles são um excelente ponto de partida para a compreensão do mercado, a estratégia da empresa para ampliar a participação, e como o centro de distribuição pode apoiar esse esforço através de um order picking mais eficiente. A interacção directa com o cliente é sempre aconselhável. O resultado será uma avaliação dos tipos de serviços que os principais clientes esperam.

As necessidades do cliente também são especificadas quantitativamente em termos de um perfil de encomenda do cliente. O perfil da encomenda é expresso em termos de encomendas por dias, as linhas por encomenda, e as unidades por linha. Muitas vezes, é útil fazer a distinção entre pequenas encomendas e grandes encomendas. O histórico deve ser analisado para quantificar o efeito da sazonalidade, ou se existe algum tipo de tendência. Finalmente, o perfil de SKU armazenado, expresso em termos de cargas ou de pés cúbicos de stock por SKU, é necessário, pois a decisão quanto ao tipo de equipamento utilizado para o armazenamento tem um impacto directo sobre o order picking.

• Definição dos objectivos

Os objectivos de um armazém ou operação de distribuição são maximizar a utilização dos recursos, enquanto se satisfaz as necessidades do cliente. Os recursos incluem espaço, equipamentos e mão de obra. Os requisitos do cliente são de que os produtos estejam disponíveis e entregues na quantidade certa na hora certa. Dependendo do estado actual de uma operação, os objectivos de melhoria podem ser diferentes. Para alguns será a precisão. Para outros, será a produtividade. Para outros ainda flexibilidade, aumento, levando a melhor capacidade de resposta às exigências dos clientes. Provavelmente todos são relevantes, e assim uma hierarquização dos objectivos é útil para definir o alvo (Halsey, 1998).

• Desenvolver alternativas

Os desafios de order picking da vida real são normalmente complexos demais para levar a uma resposta clara na observação casual. Simplificar demasiado o problema pode levar a soluções simplistas. O processo criativo exige que as alternativas às actuais práticas operacionais sejam desenvolvidas para que possam ser esperadas para apoiar os objectivos especificados do esforço de melhoria. Forçar o desenvolvimento de alternativas irá resultar em inovação e na confiança que os sistemas correctos estão prescritos.

• Avaliar as alternativas em termos financeiros e qualitativos

Apesar de toda a conversa e escrita sobre novas maneiras de justificar o investimento e a importância de fazer as “coisas certas”, é raro que o investimento de capital seja feito sem qualquer justificação económica. A única questão é qual o retorno esperado, e essa é uma questão específica da empresa. A avaliação deve ir além da economia para aqueles problemas que são críticos para o sucesso de uma empresa, mas não podem ser expressos em euros nem cêntimos. Estes incluem flexibilidade, modularidade, manutenção, factores humanos e qualidade da encomenda.

• Especificar o melhor sistema de order picking

Uma vez que a escolha seja estabelecido para o melhor sistema de picking, o mesmo deve ser documentado em preparação para o planeamento detalhado e implementação. A documentação deve incluir uma descrição funcional da sua operação, desenhos conceptuais, justificativa, e a estratégia de implementação (Halsey, 1998).