Logística/Sistemas de informação/Processamento de encomendas/Aviamento da encomenda

No aviamento realizam-se as seguintes tarefas: adquirir os itens retirando-os das existências, produzindo-os ou comprando-os; embalá-los para embarque; programar o embarque das entregas; e preparar a documentação para o embarque. Algumas destas actividades podem ser realizadas paralelamente às do atendimento da encomenda, reduzindo assim o tempo de ciclo.

As prioridades de aviamento estabelecidas têm influência no tempo total de processamento. Nem todas as empresas definem regras para a entrada e processamento de encomendas, o que gera atrasos significativos nas encomendas dos clientes. A definição de prioridades de aviamento evitam que os atrasos se dêem relativamente às encomendas dos clientes mais importantes. Algumas regras de priorização:

primeira a ser recebida, primeira a ser processada;
a encomenda de menor tempo de processamento;
as encomendas com ordem de prioridade especificada;
primeiro as encomendas menores e menos complexas;
as encomendas com menor prazo de entrega;
as encomendas com menos tempo até à data de entrega.

A escolha das regras de prioridade tem a ver com os critérios de justiça para os clientes. O aviamento das encomendas, independentemente de ser a partir de existências ou da produção de artigos, é somado ao tempo de ciclo da encomenda na mesma proporção do tempo de recolha, embalagem e produção. Quando não há existências para satisfazer uma encomenda, ocorre o parcelamento do embarque. A probabilidade de ocorrer parcelamento é relativamente elevada, mesmo com níveis de existências elevadas, pois a probabilidade de a encomenda não estar disponível nas existências é igual ao produto da probabilidade de disponibilidade de cada item. Deste modo, o tempo de processamento da encomenda poderá ser maior do que o esperado.

Para evitar entregas parciais e grandes demoras na informação sobre a situação das encomendas, deve-se reter a encomenda até à reposição dos itens em falta. Evidentemente, esta não é uma boa opção do ponto de vista do cliente, deve, portanto, ser uma opção ponderada entre os custos de informação e de transporte e o benefício na manutenção do nível dos serviços. Esta decisão requer procedimentos de processamento sofisticados, dos quais depende a eficiência da entrega. (Ballou, 2006, p. 125).