Logística/Sistemas de informação/Rastreabilidade/Processo de rastreabilidade GS1

O processo de rastreabilidade GS1 é composto de 5 sub-processos e 18 passos (Rastreabilidade, [2009]):

Sub-Processos:

Planear e Organizar;
Alinhar Dados Mestre;
Registar Dados;
Requerer Rastreabilidade;
Usar Informação.

Os sub-processos aplicados estão envolvidos numa série de passos sequenciais, que vão ser aplicados com o fim de garantir a disponibilidade de informação, baseando-se na ligação entre os parceiros comerciais de modo a que sejam cumpridas certas funcionalidades entre eles ao longo da cadeia de abastecimento. Tais processos visam todas e quaisquer necessidades do consumidor final.

Planear & Organizar

O sub-processo 1 determina a forma de gerir as ligações entre as entradas, as fases de rastreio internas e as saídas. É uma fase de pré-requisito que determina como se atribuem, recolhem, partilham e mantêm os dados de rastreabilidade.

Este sub-processo inicia-se quando os parceiros comerciais tomam a decisão de garantir a rastreabilidade de produtos e é dividido em 2 passos importantes:

Passo 1 – Atribuição, recolha, partilha e manutenção dos dados de rastreabilidade.

Baseia-se numa decisão sobre o sistema de identificação que se deve utilizar, bem como o transporte de informação.

Passo 2 – Determinação das ligações entre as entradas, os processos internos, as saídas e como gerir essas ligações.

É neste passo que se vai garantir uma correcta conexão entre os artigos de entrada e de saída através do registo e manutenção de informação relativa aos mesmos. É um procedimento interno, pode ser entendido como rastreabilidade interna.

O sub-processo 1 termina quando os dois passos anteriores estão decididos, tem-se então o resultado de um plano para implementar um sistema de rastreabilidade.

Alinhar dados mestre

No sub-processo 2 determina-se de que forma se vai atribuir a identificação às partes envolvidas e à localização física dos artigos.

Consegue-se garantir uma paridade adequada entre os dados de rastreabilidade e os artigos comerciais originados. Isto porque os parceiros comerciais conseguem compor os dados dos artigos de forma incisiva.

Passo 3 – Atribuir identificação ao parceiro:

Parceiros comerciais devem estar claramente identificados com o GLN (Global Location Numbers).

Passo 4 – Atribuir identificação aos locais físicos:

Qualquer localização interna ou externa que necessite ser detectada deve conter imperativamente identificação, podendo ser feito a um nível abrangente (localização do armazém), ou ao nível do detalhe dentro do armazém, mais propriamente identificação precisa da célula, através do GLN.

Passo 5 – Atribuir identificação aos activos da empresa:

Qualquer activo, que precise de ser localizável, deve ser claramente e globalmente identificado, pelo GIAI (Global Individual Asset Identifier) e pelo GRAI (Global Returnable Asset Identifier), isto no caso desse activo ser retornável.

Passo 6 – Atribuir identificação aos artigos comerciais:

Qualquer artigo comercial que precise de ser localizável, deve ser imperativamente identificado com um GTIN (Global Trade Item Number). Esta identificação aplica-se a qualquer nível de hierarquia do produto.

Passo 7 – Trocar dados mestre:

Na troca de dados mestre tem que se assegurar uma afectação adequada de toda a informação importante.

Uma vez alcançado o total e correcto alinhamento de dados mestre (Figura 1), dá-se por terminado o sub-processo 2.

Registar dados de rastreabilidade

O sub-processo 3 estabelece como atribuir e aplicar a identificação de artigos localizáveis e ainda como recolher, partilhar e armazenar os dados de rastreabilidade durante o fluxo físico (Figura 2).

Este sub-processo inicia-se quando existe necessidade de responder a um processo gerido por vendas, isto é, quando se cria inventário adicional directa ou indirectamente.

Passo 8 – Atribuir identificação a um artigo localizável aquando da sua criação:

A identificação do artigo de ser única e atribuída aquando da sua concepção física. Deve ser decidido qual o nível de rastreabilidade do artigo e posteriormente o conjunto de dados que serão passíveis de troca entre os parceiros comerciais.

Quando o artigo localizável é um artigo comercial:

Normalmente qualquer identificação de artigo deve ser realizada através do GTIN («Global Trade Item Number»), no entanto para que se aplique o sistema de rastreabilidade, esta identificação não é suficiente, pelo que é necessário adicionar mais informação ao artigo. Esta informação consiste no número de série, SGTIN («Serialized Global Trade Identification Number»).

Quando o artigo localizável é uma unidade logística:

A identificação é feita através do SSCC («Serial Shipping Container Code»).

Passo 9 – Associar a identificação ao item através do transportador de identificação ou de um documento de acompanhamento, aquando de uma modificação:

Sempre que um artigo é modificado/transformado, este deve anexar uma identificação da ocorrência no próprio artigo, caso não seja possível deverá existir um documento anexado ao artigo com tais modificações, para efeitos de identificação.

Passo 10 – Aquando do envio e recepção, capturar a identificação do item ou do activo social que o contém a partir do transportador de identificação:

Todas as fontes e destinos de artigos localizáveis, devem recolher a identificação do item ou do activo.

Passo 11 – Recolher, por qualquer método, todos os dados inclusivé informação de rastreabilidade de fontes internas e externas:

Deve ser fornecido pela origem do artigo, qualquer forma de reunir e associar toda e qualquer informação relevante para o artigo.

Passo 12 – Partilha de informação de rastreabilidade através de qualquer meio possível.

Passo 13 – Armazenar os dados de rastreabilidade:

O armazenamento de dados de rastreabilidade conclui-se quando o artigo é entregue no ponto final de venda de produtos, ou ainda quando o artigo é destruído. Entenda-se por destruído a saída do processo de rastreabilidade.

O objectivo adquirido através deste sub-processo é a capacidade que os parceiros de rastreabilidade obtém de conseguir identificar os artigos enquanto estes se movem ao longo de uma cadeia de abastecimento.

Requerer rastreabilidade

Este é um sub-processo determinante na rastreabilidade, uma vez que pode ser iniciado um pedido de rastreabilidade por parte dos parceiros de rastreabilidade devido a uma queixa das autoridades ou do consumidor como consequência a um produto com defeito, podendo levar à recolha ou retirada desse produto do mercado (Figura 3).

A rastreabilidade deve funcionar um passo à frente e um passo atrás na cadeia de abastecimento, sendo que o pedido de rastreabilidade pode originar pedidos vários niveis abaixo ou acima da cadeia de abastecimento.

Passo 14 – Iniciar um pedido de rastreabilidade:

O parceiro comercial que pretenda iniciar um pedido de rastreabilidade tem que fornecer alguns dados para que a fonte de rastreabilidade consiga encontrar toda a informação relativa ao artigo pretendido. Os dados fornecidos devem ser os seguintes: Identificação do artigo; identificação do parceiro ou os seus atributos; identificação do local; data e hora; período de tempo e processo de identificação.

Passo 15 – Recepção do pedido de rastreabilidade:

Receber e identificar de forma correcta os requisitos de pedido, uma vez que o pedido pode dar origem a outras solicitações de rastreabilidade posteriores a outros parceiros.

Passo 16 – Enviar a resposta ao pedido de rastreabilidade.

Passo 17 – Receber a resposta ao pedido de rastreabilidade.

Usar informação

Este sub-processo inicia-se quando parceiros de negócio decidem usar a informação, permitindo o uso dos processos anteriores para eventuais necessidades.

Passo 18 – Actuar.

O objectivo do sub-processo é permitir o uso da restrabilidade e cumprir os requisitos legais, de forma que todos os passos de rastreabilidade estão inseridos nos requerimentos legais de negócio.

Tabela 1. Grelha de verificação para a implementação de rastreabilidade