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A Procura

No âmbito da gestão do aprovisionamento, a procura é definida pela pesquisa de fontes de fornecedoras que preencham todos os requisitos da entidade a aprovisionar. Esta procura terá três passos fundamentais:

Pesquisa de fontes fornecedoras;
Classificação das fontes fornecedoras;
Selecção da fonte fornecedora.

Pesquisa de fontes fornecedoras

Existem factores que delimitam a pesquisa de fornecedores. A busca de fornecedores pode ser mais abrangente ou mais contida dependendo:

das características do aprovisionamento - Estas ecaracterísticas referem-se ao tipo de compra que irá ser efectuada. Poderá ser uma primeira compra, uma compra repetida ou até uma modificação das especificações da compra;
das exigências do cliente - A pesquisa de fornecedores terá de ter uma postura mais ou menos selectiva de acordo com as exigências do cliente em relação à qualidade do produto final.
do tempo da pesquisa - Terá de ser feita uma análise para se apurar quais as complicações relativamente ao tempo da pesquisa de novos fornecedores e o tempo de recorrer aos fornecedores habituais e, após essa análise, apurar os limites da pesquisa de novos fornecedores.

Classificação e selecção das fontes fornecedoras

A classificação dos fornecedores localizados na pesquisa terá em conta a localização e dimensão do fornecedor e as características especificadas pelo produtor, intermediário ou cliente. Esta classificação tem como objectivo avaliar aspectos específicos do fornecedor. Após a classificação ser realizada, a avaliação do fornecedor segue uma hierarquia de especificações dadas pela empresa a ser aprovisionada. As especificações estão relacionadas com o preço, qualidade e entrega. A hierarquia de especificações exigida pelo cliente e a classificação dada aos fornecedores dão informações sólidas ao comprador na escolha da fonte abastecedora. O comprador poderá avaliar e escolher o fornecedor com:

uma pontuação objectiva, onde seguirá a classificação e a hierarquia e escolher sem ponderações a fonte de aprovisionamento;
uma pontuação subjectiva, em que o comprador evitará erros de apreciação na classificação;
uma pontuação quantitiva, utilizando uma check list com as especificações do comprador ou números-índice de modo a medir o desenvolvimento do fornecedor.

Esta classificação e avaliação é extremamente importante e objectiva em relação às exigências do cliente, mas devemos sempre atender outros factores externos, como o tipo de fornecimento (simples ou múltiplo), as relações entre o comprador, o cliente e o fornecedor, a dimensão, expansinbilidade e desenvolvimento das fontes de aprovisionamento.

Outro importante assunto no que trata seleccionar uma fonte de aprovisionamento, é qual o número ideal de forncedores. A resposta está no balanceamento entre os efeitos no custo total da compra e na segurança dos fornecimentos. No que toca a custos, escolher vários forncedores poderá baixar o preço da aquisição, mas em contrapartida poderá aumentar outros custos como o transporte, e impossibilitaria a hipótese de desconto sobre grandes volumes. No entanto a segurança no fornecimento estará garantida, visto que a empresa a aprovisionar não estará dependente apenas de um fornecedor, assegurando assim o aprovisionamento.

No entanto, recorrer a uma única fonte abastecedora é por vezes a única solução. Em certos casos onde a empresa necessita de produtos com tecnologia complexa ou patenteados, a reputação do fornecedor é favorável ou quando o cliente exige um determinado fornecedor, o comprador ver-se-à obrigado a recorrer a um único fornecedor. O problema estará na falta de segurança no aprovisionamento e o facto de as quantidades exigidas pelo comprador não poderem ser altas, aumentando em certos casos o preço do produto a adquirir.

A negociação

A negociação, como o próprio nome indica, trata do debate e discussão entre as entidades fornecedoras e o comprador de modo a explorar hipóteses e alternativas até atingirem um acordo que beneficie as duas partes. Na parte da negociação haverá sempre três factores:

O quê, os tópicos que estarão em aberto para negociação;
Como, o processo inerente ao acto de negociação;
Curvas de aprendizagem, quantidades a serem produzidas e negociadas de maneira a reduzir custos.

O que negociar

Irão ser negociados todos os aspectos relativos à compra do produto de maneira a reduzir custos e tempos e manter a qualidade e a segurança no aprovisionamento. Para abranger toda esta matéria, abordar-se-à os seguintes tópicos:

Alterações e fixação do preço de compra;
Custos e condições de transporte;
Condições de pagamento;
Descontos sobre o volume;
Descontos de revenda e financeiros;
Modificação de datas de entrega ou de especificações;
Qualidade no transporte da mercadoria;
Método de distribuição;
Fornecimento de amostras;
Indemnizações.

Como negociar

O processo de negociação passa por três fases. A fase de pré-negociação, a fase da negociação e a fase da pós-negociação.

Antes da negociação, na primeira fase, o comprador determinará todos os aspectos relativos à negociação propriamente dita. Terá em atenção vários pormenores para estar preparado de modo a ter vantagem nos tópicos a discutir para sair o mais beneficiado possível da negociação. Terá então particular atenção em aspectos como:

Quem está em posição de negociar e quem vai negociar;
O local onde se irão realizar as negociações;
Obtenção de dados importantes;
Estipular o que negociar;
Planeamento da negociação.

Após a fase de pré-negociação, virá então o encontro com a fonte abastecedora onde irá haver a negociação propriamente dita. Para além do debate dos aspectos previamente referidos, o comprador poderá adoptar certas estratégias:

Apresentar propostas mais polémicas depois de se ter acordado em aspectos conformados;
Utilização de dados obtidos na fase de pré-negociação de maneira a criar pressão sobre o fornecedor;
Disponibilidade para sacrificar um aspecto ou um acordo para a obtenção de vantagens num outro aspecto mais benéfico.

A curva de aprendizagem

O comprador poderá negociar com a fonte abastecedora a implementação do método da curva de aprendizagem. A curva de aprendizagem refere-se à diminuição da razão entre o número de horas de produção e o volume produzido de maneira a reduzir o número de horas de trabalho por unidade produzida. Este método é vantajoso pois reduziria o custo dos produtos, visto que se poderia produzir mais com menos horas de expediente, e daria alguma segurança nos prazos de aprovisionamento.

No entanto, não deverá ser implementado se:

não houver uma aprendizagem constante;
se o custo da implementação for superior aos benefícios ganhos com a utilização da curva de aprendizagem.

Referências

http://gestor.no.sapo.pt/5sem/ga/gestao_de_aprovisionamento_teoria.htm