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Gestão de Armazéns

Tópicos

• Operação de um armazém:

• • Missões de um armazém:

O armazém tem dentro de uma empresa um papel importante, contribuindo para o bom funcionamento da cadeia logística. A missão de um armazém é expedir produtos com qualquer configuração, para o passo seguinte da cadeia logística, sem os danificar ou modificar de forma indesejável. Para isso há muitos passos a dar e, portanto, algumas oportunidades de melhoria nas operações do armazém, que podem ser aproveitadas. Melhorando os métodos, tem-se melhor desempenho. Se o armazém não conseguir processar as encomendas de forma rápida, eficaz e precisa, então os esforços de melhoria da cadeia logística da empresa irão ser prejudicados. A tecnologia de informação e a distribuição desempenham um papel importante na melhoria das operações do armazém. O melhor sistema de informação, no entanto, não servirá de nada se os sistemas físicos necessários para fazer sair os produtos do armazém tiverem restrições, forem mal utilizados ou estiverem desactualizados (Tompkins et al., 2003, p. 403).

• • Oportunidades de melhoria nas operações:

Há muitas oportunidades de melhoria nas operações de armazenagem, que podem tornar mais eficientes as operações de processamento e expedição das encomendas num armazém. Nessas oportunidades estão incluídas actividades, tais como, a separação e preparação de pedidos, cross-docking, produtividade, utilização do espaço e serviços de valor acrescentado.

• Melhorar as operações de separação e preparação de pedidos. A separação e preparação de pedidos é considerada a operação onde a empresa despende a maior parte do seu tempo e dinheiro, tentando com isso melhorar a sua produtividade. Ter uma separação e preparação de pedidos bem sucedida é fundamental para o bom funcionamento do armazém. Por esse motivo, é legítimo dizer que os requisitos das cadeias logísticas, hoje em dia, levam as operações de armazém a desenvolver melhores soluções para a separação e preparação de pedidos.

• Utilização do cross-docking. O cross-docking pode ocorrer a vários níveis, seja no produtor, distribuidor, retalhista ou transportador. Os requisitos são diferentes, variando para cada operador, isto porque, enquanto uns enviam as encomendas para serem cross-docked, outros recebem encomendas cross-docked. O receptor solicita que as encomendas cheguem ordenadas e etiquetadas, enquanto que o expedidor, para ir de encontro dos requisitos do receptor, tem de realizar o processo de separação e preparação dos pedidos mais detalhadamente.

• Aumentar a produtividade. No passado, a produtividade estava directamente relacionada com o «fazer mais rápido, com menos pessoas». A maximização da utilização de espaço, equipamento e mão-de-obra sempre foi o primeiro objectivo da armazenagem. Isto implica que a produtividade não está apenas relacionada com o desempenho da mão-de-obra, mas também com o espaço, equipamento e uma combinação de factores que contribuem para aumentar a produtividade.

• Utilização de espaço. Quando um armazém atingia 80% da sua capacidade de ocupação, chegava-se à conclusão de que era necessário mais espaço, porque, com essa ocupação, arrumar um produto tornava-se mais demorada. Se ocorre um aumento do tempo de encontrar um local para arrumar um produto, o armazenamento adequado do produto vai-se deteriorando. Itens com pouca saída são guardados em localizações para produtos com muitas movimentações e estes são guardados em localizações para produtos com pouca saída. Isto dá origem a uma diminuição na produtividade e um aumento de estragos e enganos, tudo por má utilização de espaço.

• Aumentar os serviços de valor acrescentado. O papel dos armazéns já não se restringe apenas à recepção e expedição. Esse papel foi alargado, incluindo serviços que permitem que as operações no armazém de recepção se tornem mais eficientes, beneficiando o cliente. Seja a nível da pré-separação e da etiquetagem dos produtos para um eventual cross-docking ou de uma personalização do produto a expedir, os requisitos dos clientes estão cada vez mais exigentes.

Individualmente ou combinadas, as oportunidades descritas anteriormente, podem ser encontradas na maioria dos armazéns. Alterou-se, assim, a definição antiga de que o armazém é um local apenas para armazenar, reconfigurar e diminuir prazos de entrega. O armazém tornou-se muito mais complexo e totalmente movido pelas novas tecnologias (Tompkins et al., 2003, p. 403-404).

• • Funções de um armazém:

Os armazéns são espaços idealizados para armazenar produtos em quantidade, onde habitualmente esse armazenamento não é feito de uma forma aleatória, isto porque estes mesmos armazéns servem como plataformas de escoamento. Assim, pretende-se que os mesmos tenham uma estrutura coerente e organizada permitindo com isso recepcionar, manobrar e expedir os mais diversificados tipos de produtos com um controlo moderado das condições ambientais e de segurança (Magee, 1977, p. 148).

Evoca-se e bem, que a principal função de um armazém é todo o processo inerente à sua capacidade de organização interna, geri-la permite falar-se de processamento e gestão de stocks. Essa boa gestão permite o encaminhar dos diferentes produtos para os diferentes clientes, estabelecendo um circuito devidamente identificado que se inicia na recepção de um produto até ao seu escoamento. Considerando este percurso, podem-se definir várias funções de desempenho dentro de um armazém (Magee, 1977, p. 148-149):

• Recepcionar os produtos. Os produtos chegam a um armazém por diversos meios, a partir do momento em que entram, o armazém torna-se o «fiel depositário» , tendo como função principal o responsabilizar-se por todo o material.
• Configurar os produtos. Ao entrarem os produtos tem de ser registados, esse registo é feito com o número de entrada, marcação por meio de um código, ou qualquer outro processo considerado adequado.
• Qualificar os produtos. No espaço de armazenagem existem áreas específicas para os diversos produtos, o que permite uma localização e uma armazenagem mais criteriosa.
• Expedir os produtos para o armazém. Com o tipo de armazenagem específica e objectiva torna-se mais fácil o manuseamento e pesquisa do produto.
• Separação e preparação de pedidos. No armazenamento, os produtos são acomodados e protegidos até serem seleccionados para utilização, o acomodamento correcto permite que o processo de manuseamento se torne mais célere e eficiente aquando do pedido do cliente.
• Ordenar os pedidos. Os pedidos ao entrarem devem ser verificados até estarem completos, para além disso devem ser analisados exaustivamente para que não se verifiquem quaisquer omissões.
• Expedição dos produtos. Após a selecção de todos os produtos, estes devem ser embalados (e, enviados para o veículo que efectuar o seu transporte). Ao saírem devem levar sempre os respectivos documentos de expedição (guia de remessa) e o documento financeiro (factura).
• Organizar os registos. O registo de pedidos é extremamente importante para que exista uma organização interna, permitindo assim uma reposição correcta dos produtos expedidos (reposição de stocks).

Os armazéns têm formas e especificidades diferentes, têm a ver basicamente com o tipo de produto, daí se afirmar que podem ser utilizados como um depósito de um determinado produto, sendo parte integrante do processo produtivo do mesmo; dando como exemplo deste tipo de processamento físico, as caves de vinhos, são meramente pontos de processamento onde o envelhecimento de um produto, neste caso, o vinho ocorre.

Pode afirmar-se que os armazéns têm uma função de protecção, para além da função de gestão de stocks e de controlo e manutenção dos produtos (Magee, 1977, p. 149).

• • Fluxos num armazém:

Todos os armazéns têm fluxos de entrada, fluxos de saída e fluxos entre as diferentes áreas que constituem um armazém. Com base na Figura 7.2 do livro de Tompkins et al. (2003, p. 405) pode-se dizer que um armazém genérico é composto por cinco grandes áreas, entre as quais circulam vários fluxos. As cinco áreas já faladas são então:

• Recepção - Recebe as mercadorias e remete-as para três áreas diferentes:
  • zona de reserva;
  • zona de separação e preparação de pedidos; ou
  • são cross-docked para a área de expedição.

• Zona de reserva - Recebe os produtos da área de recepção e reabastece a área de separação e preparação de pedidos.

• Zona de separação e preparação de pedidos - Recebe os produtos tanto da área de recepção como da zona de reservas e processa os mesmos para as zonas de separação e preparação de pedidos de menos de uma caixa e acumulação, separação, embalagem e unificação.

• Case picking - Recebe os produtos e envia todos os que estão processados por case picking para a zona de separação e preparação de pedidos.

• Broken case picking - Recebe os produtos e envia todos os que estão processados por broken case picking para a zona de separação e preparação de pedidos.

• Zona de acumulação, separação, embalagem e unificação (order-picking) - processa todos os pedidos vindos da zona de separação e preparação de pedidos e reenvia-os para a área de expedição.

• Expedição - Recebe os produtos enviados directamente da área de recepção, por cross-docking, tal como todos os produtos vindos da zona de separação e preparação de pedidos.

É de notar que em qualquer zona do armazém e em qualquer percurso possam existir outros fluxos, nomeadamente de produtos extraviados e danificados.

• Princípios da armazenagem:

Existe um determinado número de filosofias a ter em conta num armazém que são tidas de certo modo como linhas de orientação para o desenvolvimento eficaz do layout de um armazém. O layout escolhido para cada armazém deverá depois ser avaliado tendo em consideração todos os critérios específicos existentes nas filosofias que se seguem (Tompkins et al., 1998, p. 250).

Similaridade – A similaridade tem como base de sustentação o facto de permitir que os produtos que são recepcionados e/ou enviados juntos devem ser armazenados da mesma forma. Dando como exemplo uma loja de materiais de jardinagem, temos que um potencial cliente que a ela se dirige para adquirir uma espátula não terá grande interesse em comprar um serrote, no entanto poderá ter particular interesse em adquirir fertilizantes ou sementes. O acto de comprar um produto da mesma área pode levar a adquirir um outro, inclusive por associação de ideias e também, considerando a influência que a colocação de produtos em prateleiras tem no cliente. Assim o serrote deverá ser arrumado na mesma área onde se encontram os martelos, pregos, etc. Por vezes, determinados itens são recepcionados juntamente, provavelmente vindos do mesmo fornecedor; esses itens devem ser armazenados juntamente. Geralmente eles necessitam de um armazenamento e respectivo método de tratamento similar, e por isso o seu armazenamento no mesmo local vai resultar numa manipulação e utilização de espaço mais eficientes. Como em todas as teorias existem excepções, nesta a excepção tem a ver com a semelhança e com a funcionalidade. Nesta filosofia de similaridade, um exemplo disso são os interruptores; um interruptor pode ser semelhante a tantos outros, mas em termos de funcionalidade pode ser diferente como é o caso dos eléctricos de 2, 3 ou 4 vias. São bastante semelhantes a todos os outros mas funcionam de forma diferente. Caso o seu armazenamento fosse efectuado perto dos outros, poderia provocar erros na separação e preparação de pedidos e em todas as operações posteriores (Tompkins et al., 2003, p. 444).

Tamanho – Acerca do tamanho deve-se considerar como filosofia de armazenamento que os produtos pesados, volumosos ou de difícil manuseamento devem ser armazenados perto do seu local de utilização, isto porque os custo de manipulação de produtos pesados ou volumosos é sempre maior, sendo este um incentivo para minimizar a distância de manipulação. Nesta filosofia também se devem considerar as variações na altura de tecto, isto porque de zona para zona, dentro de um armazém existe uma relação directa entre se a altura do tecto e o produto a ser armazenado, especificamente os produtos pesados e volumosos devem ser armazenados nas zonas em que o tecto tem uma altura mais baixa, enquanto que os produtos mais leves e de fácil manuseamento devem ser armazenados em zonas cujo tecto é mais alto. Se forem consideradas estas parametrizações verificar-se-á uma gestão e um manuseamento mais correcto e produtivo, o enfoque é feito também tendo em consideração os metros cúbicos disponíveis no armazém a serem utilizados, respeitando sempre as restrições existentes a nível da capacidade de carga do piso. Assim, os produtos leves podem ser armazenados em zonas mais altas do que os produtos pesados e volumosos, dependendo apenas da capacidade de carga do piso. A filosofia de tamanho afirma também que o tamanho de um local de armazenamento se deve ajustar ao tamanho do material a ser armazenado, ou seja, nunca armazenar um produto que ocupa 3 metros cúbicos num local com capacidade para armazenar um produto que ocupa 9 metros cúbicos. É necessário a existência de uma larga variedade de tamanhos, a nível de armazenamento, de modo a que produtos diferentes possam ser armazenados de forma diferente. Não se deve ter em consideração o tamanho físico de um só produto mas sim a quantidade total a ser armazenada desse mesmo produto, pois os layouts e métodos de armazenamento variam com a quantidade, e é completamente diferente armazenar 2 paletes de um determinado produto e armazenar 200 paletes desse mesmo produto (Tompkins et al., 2003, p. 444).

Características – Os produtos têm todos eles características diferentes o que vai permitir o seu armazenamento e manipulação de diferentes maneiras, no entanto não podemos ignorar essas mesmas características ocorrendo numa má gestão de armazenamento. Tem de se ter em consideração os diversos tipos de produtos:

• Produtos perecíveis – quando se fala de produtos perecíveis estamos a falar de matéria com um prazo de validade curto, porque o seu conteúdo é rápidamente degradado, logo o seu processo de armazenamento tem de ser controlado de outra maneira e tendo sempre em linha de conta a sua perda.
• Materiais frágeis e de forma estranha – considerando a características de alguns produtos em que predomina a forma do produto, o seu armazenamento não pode ser efectuado tendo só em linha de conta o tipo de armazenamento definido anteriormente, alguns produto não se encaixam nas áreas de armazenamento previamente definidas, mesmo quando diversos tamanhos de armazém estão disponíveis. Produtos com formas estranhas,levam a problemas com o seu manuseamento e armazenamento. Quando se é confrontado com produtos com formas diferentes o armazenamento dos mesmos dever-se-á criar um espaço aberto. Por outro lado se os produtos a serem armazenados forem produtos frágeis, ou se existirem elementos externos tal como a humidade for alta devem ser feitas adequações no respectivo armazém.
• Materiais perigosos – Ao efetuar o manuseamento e armazenagem de produtos considerados perigosos, dando como exemplo, produtos químicos inflamáveis, gás entre muitos outros tem de se ter em consideração o seu armazenamento num espaço separado e isolado, a juntar a esse armazenamento tem de ser consideradas as regras de segurança, considerando sempre o seu isolamento de modo a minimizar o risco de exposição dos trabalhadores.
• Itens de segurança – A principal premissa para todos os materiais em armazém leva-nos a dizer que qualquer produto pode ser alvo de furto. Mas se forem considerados os materiais com alto valor unitário essa premissa torna-se superior, para minimizar este risco é criada uma proteção adicional na área onde se efectua o armazenamento.
• Compatibilidade – pelas características de alguns produtos devemos considerar o seu armazenamento em locais distintos. Quando se fala por exemplo de produtos químicos pode-se considerar alguns que não são perigoso se estiverem sozinhos, mas que em contacto com outros materiais químicos poder-se-ão tornar perigosos, podendo levar a reacções que podem colocar em risco o armazém e os respectivos produtos. Consideramos também outro tipo de produtos para dar o exemplo de que não são só os produtos perigosos como também outros produtos carecem de espaço físico diferenciado de modo a não serem “contaminados”, como exemplo, ao termos no mesmo espaço de refrigeração manteiga e peixe a manteiga rapidamente absorve o odor do peixe. Deste modo ocorríamos num erro de armazenamento. O facto de ambos precisarem de refrigeração levar-nos-ia a agrupá-los no mesmo espaço no entanto, tem de se ter sempre em consideração o item da compatibilidade (Tompkins et al., 2003, p. 444).

Utilização de espaço – Quando se fala em ergonomia de espaço, tem de se considerar todas as necessidades necessárias e ideais para o armazenamento dos produtos.Para efetuar o planeamento da armazenagem ou acomodação dos produtos bem como a optimização no seu manuseamento tem de ser desenvolvido um layout que irá permitir a maximização da utilização do espaço de armazenamento conjugado com o nível de serviço prestado e também com o tipo de produto a ser armazenado. A conjugação de todos estes factores vai permitir uma maior qualidade no serviço prestado bem como, uma maior celeridade dos mesmos. Quando se fala do layout devem ser considerados vários factores:

• Conservação do espaço – o factor de conservação do espaço vai permitir a utilização de maior quantidade de produto por metro cúbico, minimizando o honeycombing. Existe uma relação directa entre o aumento da concentração do espaço e a flexibilidade, registando-se também um aumento da capacidade de manusear grandes encomendas. A utilização do metro cúbico vai aumentar, armazenando, permitindo armazenar os materiais na altura e profundidade apropriadas, este factor vai contribuir para minimizar o honeycombing. O honeycombing ocorre também a partir da movimentação incorrecta de materiais do armazém.
• Limitações de espaço – A utilização do espaço será limitada pela construção do armazém considerando as vigas, os detectores de fumos, os sprinklers, a altura do tecto, capacidade de carga do piso, postes, colunas. Em consideração deve-se ter também a a altura de segurança de empilhamento de materiais. Ao efectuar–se a construção ou remodelação de um espaço para armazenamento tem de se ter presente a capacidade de carga do piso, elemento de grande importância para uma estrutura com vários pisos, para que não existiam riscos e, não tenha uma repercussão negativa no armazenamento de materias tem de se considerar o posicionamento dos postes e colunas de maneira harmonioza de modo a que ao armazenamento seja feito de uma forma compacta em torno da estrutura. Uma das vertentes a ter em linha de conta são as alturas de segurança de empilhamento de materiais, estas pode-se dizer que estão directamente relacionadas com o conteúdo e estabilidade dos mesmos, se o material a ser armazenado tiver caracteristicas frágeis o tipo de armazenamento terá de ser diferente, isto é para cada tipo de material tem de existir um adequamento de armazenagem, não descurando nunca a relação com o espaço envolvente e a sua segurança. Quando se fala em empilhamento e segurança, focamos os materiais cujas caracteristicas próprias só permitem o tratamento manual, nessses casos a sua disposuição no armazém deve ser feita de um modo que os operadores possam manusea-los sem dificuldade, em segurança e de uma forma célere.
• Acessibilidade – a acessibilidade e as limitações de espaço encontram-se relacionadas na estrutura de um armazém, o enfoque que por vezes é dado a na utilização de espaço origina nalguns casos uma dificuldade no aos materiais. Na construção de um armazém deve ter sempre presente o layout do mesmo, devem existir e fazer-se cumprir os objectivos previamente definidos para uma boa acessibilidade aos produtos que irão estar armazenados naquele local. Quando se fala em acessibilidade consideram-se os corredores por onde irão passar pessoas, empilhadores entre outros, para além disso tem de se considerar a localização de portas, de modo a que o seu acesso por entre os corredores seja directo. Pretende-se com esta estrutuira ganhar tempo, evitando maiores dificuldades nas movimentações e perdas de tempo, para além disso os corredores devem sempre ser estruturados tendo em conta a sua largura, essa largura deve ser criteriosamente definida tendo em consideração espaço e desperdicio, isto quer dizer que têm de ter duimensões em que seja possivel a movimentação mas, ao mesmo tempo não devem ter desperdicio de espaço, têm de ser adaptados ao tipo de equipamento que vai ser utilizado para que todo o processo seja eficaz.
• Ordem – O princípio da ordem salienta o facto de que um bom “warehouse keeping” começa com a ideia de um house keeping. Seguindo o raciocinio que serve de base ao principio da ordem, os mesmos corredores que devem ser construidos considerndo a boa acssibilidade e as limitações de espaço tamém devem ser devidamente identificados com uma sinalética própria(Fita de corredor ou tinta), para que não ocorram situações de intromissão no espaço definido préviamante como corredor de acesso, o que iria provocar uma maior dificuldade por parte dos operadores ao seu acesso. Os espaços sem material, espaços vazios deve ser evitado, logo devem ser corrigidos, isto é, se um espaço é projectado para ter 5 paletes e, no processo de armazenamento, 1 palete viola o espaço disponibilizado para uma outra palete, vai resultar daqui um espaço vazio. Devido a isso, apenas 4 paletes podem ser armazenadas na área previamente projectada para 5 paletes. O espaço perdido da 5ª palete não será recuperado até toda a área de armazenamento ser esvaziada (Tompkins et al., 2003, p. 445).