Logística/Gestão de armazéns/Recepção e expedição/Princípios da recepção e da expedição

Os seguintes princípios servem como guia da actividade da recepção por forma a dar-lhe uma maior dinâmica. Estes pretendem simplificar o fluxo de material através da actividade de recepção e garantir que os requisitos são cumpridos através do mínimo de trabalho. Os princípios da recepção são (Tompkins et al., 2003, p. 410-412):

1. Não receber - Para alguns materiais, a melhor recepção acontece quando a mercadoria não chega a ser recebida. Ao fazer com que o vendedor faça o envio directo dos materiais para o cliente, poupa tempo e trabalho laboral associados à recepção. Um exemplo são encomendas grandes e volumosas que ocupem muito espaço no armazém.
2. Pré-recepção - Quando se está no cais de recepção, a actividade que ocupa mais tempo e mais espaço dá-se na recepção das mercadorias, pois existe a necessidade de manter o material para identificação do produto, designação do local de armazenagem, entre outros. Em alguns casos a informação sobre os materiais que estão a chegar pode ser enviada directamente do vendedor, na altura da expedição, esta pode estar guardada num smart card (Figura 1) que vem com a encomenda ou então através de mecanismos de rádio frequência (Figura 2) colocados ao longo do percurso.
3. Cross-docking - Visto que o objectivo da recepção é preparar o material mais rapidamente para ser expedido, a maneira mais rápida e produtiva será através do cross-docking. A actividade mais simples de cross-docking é a ordenação de uma carga de mercadorias na sua totalidade e carregamento desta para uma ou mais transportadoras que estejam a partir. Às vezes a carga já vem ordenada, assim sendo o trabalho no armazém será menor. Por vezes as cargas de mais do que uma transportadora que chegam ao armazém devem ser juntadas para completar a capacidade de cargas que vão partir. Noutros casos, o cross-docking envolve a adição de mercadorias numa transportadora que chega ao armazém com mercadorias que já se encontram no armazém.
4. Arrumar directamente para locais de maior movimento ou de reserva - Quando o material não pode ser cross-docked pode-se poupar alguma movimentação de material, eliminando a paragem para recepção e colocando o material directamente em locais de picking ou de reserva, reabastecendo deste modo os locais. Isto pode ser feito se não houver grandes restrições na rotação do produto, caso contrário os produtos devem ser colocados nas áreas de armazenagem. Em sistemas de armazenagem directa, as actividades de preparação das mercadorias (ordenação) e de inspecção destas mesmas são eliminadas. Os veículos que executam actividades de descarga de mercadorias e armazenagem de produtos facilitam a actividade de colocação directa de produtos. As operações com elevados processos logísticos incluem nesses processos o uso da armazenagem directa de produtos muito automatizada. Juntamente com a pré-recepção, a pré-ordenação dos fornecedores irá ajudar a eliminar a necessidade da área de preparação da recepção de mercadorias.
5. Ordenação em locais de armazenagem - Se o material tiver de ser ordenado para armazenagem pode-se proporcionar locais de armazenagem para receber o material, minimizando assim o espaço necessário para a ordenação. Muitas vezes os locais de armazenagem poderão estar bloqueados até que haja recepção confirmada da mercadoria, designando-se por locais de armazenagem ao vivo. Uma boa opção será o aproveitamento da área por cima das portas do cais para o funcionamento de locais de armazenagem.
6. Cumprir todos os passos para a abertura e descompactação das cargas e movimentação destas eficientemente aquando a recepção - O maior tempo disponível para preparar um produto para ser expedido irá acontecer durante a recepção, pois assim que a encomenda do produto seja recebida não existe muito mais tempo disponível para essa preparação antes de este ser expedido. O processamento das mercadorias deve ser sempre realizado com antecedência caso seja possível. Estas actividades incluem:
   1. Pré-embalagem nas quantidades com maior procura. Nos grande distribuidores de material de escritório, determinados tamanhos de paletes são construídas em antecipação de encomendas nessas quantidades. Os clientes são encorajados a comprar nessas quantidades através de descontos na quantidade;
   2. Marcação correcta e colocação de etiquetas;
   3. Medição do volume e peso de mercadorias para o planeamento de armazenagem e transporte.
7. Divisão correcta dos materiais recebidos para serem armazenados apropriadamente - Tanto o picking por zona como por sequência são processos eficientes para optimizar a produtividade da satisfação de pedidos, os materiais recebidos podem ser separados por forma a serem retirados do armazém por zona ou por sequenciação. Um bom exemplo é o uso de veículos automatizados que armazenam as mercadorias recebidas nos locais correctos.
8. Realização de armazenagens e retiradas de produtos do armazém sempre que seja possível - Ao realizar em conjunto as duas actividades, vai-se poder reduzir o número de viagens que os veículos industriais fazem vazios, esta técnica é especialmente usada para paletes. Um veículo que pode realizar esta técnica será a empilhadora (Figura 3) de contra-peso que executa descargas, armazenagens e carregamentos.
9. Planear a utilização dos recursos na recepção - Este planeamento vai ter em conta as horas de maior actividade, executando a recepção de mercadorias a horas diferentes e fazendo as inspecções das mercadorias em períodos de menor actividade do armazém. Através da comunicação com os fornecedores as empresas melhoram o acesso a informações sobre o momento em que são expedidas as mercadorias. Podendo assim utilizar esses dados para coordenar o momento de recepção e para informar os seus próprios clientes sobre a expedição dos produtos requisitados.
10. Minimizar ou eliminar os percursos a pé, movimentando os materiais através das estações de trabalho em vez dos trabalhadores - Um método eficaz para aumentar a produtividade da separação e preparação de pedidos, principalmente quando se tem de realizar diversos processos nas mercadorias retiradas, tais como: embalar, contar e etiquetar, será a colocação das existências no local de satisfação de pedidos. Que deverá estar equipado com a devida assistência e informação necessárias para realizar os processos mencionados. O método referido deverá ser também utilizado na actividade de recepção pois implica a movimentação de cargas e em certos casos um manuseamento específico (Tompkins et al., 2003, p.410-412).

Figura 1. Diferentes configurações de um Smart card

Figura 3. Uma empilhadora a carregar um camião

Diversos princípios que são aplicados na actividade de recepção poderão ser utilizados na actividade de expedição embora estes sejam sempre no sentido inverso, entre os quais temos: carregamentos directos (inverso do descarregamento directo), preparação prévia da recepção de produtos (pré-recepção) e ordenação de produtos nos locais apropriados. Existem ainda alguns princípios que são tidos como de boa prática, que são: agrupamento e fixação segura de cargas, carregamento automatizado e a gestão de cais. Deste modo os princípios mencionados actuam como um guia da operação de expedição que lhe proporcionará uma maior dinâmica, pois pretende-se simplificar o fluxo de material para a expedição e assim assegurar de que satisfazendo as condições impostas se realiza o mínimo de trabalho. Os princípios da expedição são (Tompkins et al., 2003, p. 412-413):

Figura 4. Palete de madeira

Figura 5. Palete de aço galvanizado

Figura 6. Palete de plástico de nove pernas

1. Escolher unidades de movimentação com base na sua eficiência de custo e espaço:
   1. Para caixas soltas - O poder de optar entre agrupar paletes de madeira (Figura 4) (que têm como características serem retornáveis, rentáveis e descartáveis), de metal (Figura 5 (que têm como características a durabilidade e capacidade de carga), de plástico (Figura6), (que têm como características a durabilidade, limpeza e a cor), e paletes com possibilidade de serem empilhadas (que têm como características a poupança de espaço, mas não são duráveis nem suportam objectos pesados). Os factores a ter em conta quando se selecciona o tipo de caixa são: custo inicial, custos de manutenção, facilidade no manuseamento, impacto ambiental, durabilidade e por fim a qualidade oferecida na protecção do produto que contém;
   2. Para artigos soltos - Algumas das opções para agrupar artigos soltos são: tabuleiros empilháveis ou rebatíveis e caixas de cartão. Os factores a ter em conta quando se selecciona a opção mais correcta incluem o impacto ambiental, custo inicial, custo do ciclo de vida, limpeza e a qualidade oferecida na protecção do produto que contém.
2. Minimização de danos ao produto.
   1. Agrupar e acondicionar artigos soltos em caixas ou tabuleiros, para além de existir uma carga unitária para facilitar o manuseamento de mercadorias, deve existir um meio para que o artigo seja acondicionado seguramente dentro da unidade de carga. Para os artigos soltos em caixas ou tabuleiros isso pode ser feito com esferovite, plásticos com bolhas, jornal e almofadas de ar. Os factores de selecção serão: impacto ambiental, custo inicial, custo do ciclo de vida, reutilizáveis e a qualidade oferecida na protecção do produto que contém;
   2. Agrupar e acondicionar as caixas soltas em paletes, embora o processo mais comum seja o de embrulhar as caixas na palete com tela de plástico expansível também podem ser usadas cintas de velcro entre outros, sendo que estas têm o selo ambiental.
   3. Agrupar e acondicionar as paletes soltas nos camiões, os processos mais comuns são placas de espuma e madeira.
3. Eliminar a preparação da operação de expedição e executar o carregamento directamente para os camiões, pois tanto na recepção como na expedição é na preparação que se vai utilizar mais mão-de-obra e espaço. Para facilitar a carga directa das paletes nos camiões podem usar-se empilhadoras para retirar as paletes do armazém e carregar os veículos, evitando assim a preparação.
4. Minimização das áreas necessárias para a preparação da expedição através do uso de prateleiras, pode-se também preparar a carga directamente em prateleiras reduzindo assim as necessidades de área.
5. Dar instruções aos condutores sobre os percursos dentro das instalações reduzindo a burocracia e tempo, através do uso de smart cards é possível melhorar a gestão da expedição e dos condutores dos camiões. Outro método será a utilização de pontos de acesso on-line com informação do estado da encomenda e disponibilidade de acesso aos horários dos cais.
6. Utilização de parcelas de pequena dimensão em certas operações de expedição - o espaço de trabalho para a expedição e ordenação de parcelas de dimensão reduzida será obviamente diferente do que um espaço em que se realizam carregamento de mercadorias (Tompkins et al., 2003,p.412-413).